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对外接待管理办法

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出处:本文来源于网络
发布时间:2005-6-12 0:43:24

浏览次数:5403

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关键词
摘要一.总则1.对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。2.本办法适用于全公司各部门。二.对外接待范围1.本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。2.接待的对象分为内宾和外宾。三.对外接待部门1.公司行政部为公司负责接待的职能部门。2.遇到重大接待

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一.总则 

1.      对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。 

2.      本办法适用于全公司各部门。 

二.对外接待范围 

1.      本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 

2.      接待的对象分为内宾和外宾。 

三.对外接待部门 

1.      公司行政部为公司负责接待的职能部门。 

2.      遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有关部门要积极主动配合。 

四.对外接待原则

   接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。 

1.      平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。 

2.      对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。 

3.      节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。 

4.      周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。 

5.      保密原则。向不定期宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。 

五.接待规格的确定。 

1.      高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 

2.      对等接待。适用于一般性接待活动。 

3.      低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 

六.接待礼仪 

1.      见面。原则为主动、热情、礼貌。 

  2.接待:主动起迎,问明来意。

  3.安排交谈地点:

 ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

 ⑵手前头忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接呀另商时间;

 ⑶切忌让客人久候而无人问津。

 ⑷客户提出国家领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

七.引见。 

1.      首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。 

2.      引见顺序; 

 ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

 ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

 ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

 ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

八.行路。 

1.      陪同客人行路,请客人行于自己右侧; 

2.      乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门; 

3.      自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。 

九.其他。 

1.      穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度; 

2.      主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士; 

3.      尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 

4.      因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。 

十.接待内容和程序

 ㈠接待内宾。 

1.      接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 

2.      布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。 

3.      迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。 

4.      看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。 

5.      安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 

6.      组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。 

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